پیش گفتار:
درباره رازهاي مديريت خوب گفتارها و نوشتارهاي زيادي وجود دارد که مي گويند مديران موفق افراد الهام بخش، آينده نگر، متعهد، سخت کوش، پرتوان، توان بخش، درستکار، رهبر، خردمند و جسوري هستند. پس معمولا مديران کجاي کار شکست مي خورند يا ضعيف عمل مي کنند که جايگاه ارزشمند خود را در سلسله مراتب بالاي شرکتي از دست مي دهند؟ کارشناسان بر اين باور هستند که تله هاي مديريتي وجود دارند که آنها را در دام مي اندازند و بايد از آنها دوري گزينند. موضوعات آمده در اين جا بر اساس پژوهش و تجربه بدست آمده اند. بسياري از آنها از جهات گوناگوني به هم مرتبط هستند. رمز چيرگي بر اين تله ها نگرش زيرکانه، شناسايي تله ها، توجه ريزبينانه و تلاش جدي است.
1) تعيين اهداف ضعيف: براي انجام کارها به صورت بهينه، کارآمد و نوآورانه اهداف بايد روشن باشند؛ اهداف بايد مشخص، قابل اندازه گيري، قابل دستيابي، واقع بينانه و زمان-محور باشند. اين اهداف بايد به صورت شفاف، ساده و جامع به آگاهي کارکنان برسند. انتظارات نبايد داراي ابهام و ترديد باشند. بدون تجهيز کارکنان به آموزش، منابع، انعطاف پذيري و آزادي براي دستيابي به اهداف شان و بدون برنامه و بازخورد شکست چندان دور از انتظار نيست.
2) کنترل و دستور زياد: دوران کنترل، نظارت و دستور در سازمان ها به پايان رسيده است. انعطاف پذيري در رهبري افراد به سوي بهتر بودن، تبادل چشم انداز روشن با کارکنان و روشن کردن آتش اشتياق و انگيزه در آنها براي تحقق بخشيدن به اهداف راه حل آن است. رهبران خوب اهداف سطح بالاي خود را با کارکنان در ميان مي گذارند و آنها را آزاد مي گذارند تا به نوآوري و يافتن گزينه هاي بهتر دست بزنند. بايد اطمينان حاصل شود که توانمندي، آموزش، منابع و محيط کار مورد نياز براي دست يابي پيآمدهاي بالاي شرکت فراهم شود. سبک مديريتي نبايد بازدارنده، مداخله جويانه و از موضع قدرت باشد. چون و چراي کار را با کارکنان در ميان بگذاريد و آنها را آزاد بگذاريد بدون اعمال محدوديت، دستورات، مقررات، قوانين و الگوهاي کاري (که اغلب بيشتر غيرمفيد و مانع سرعت، خلاقيت، پيشرفت و نوآوري هستند) چگونگي انجام کارها را پيدا کنند.
3) ترس از بکارگيري و پرورش افراد توانمند: مديران خوب داراي اعتماد به نفس کافي براي به کارگيري بهترين افراد هستند. آنها را به سطوح بالا مي برند و به ويژگي هاي مورد نياز آتي براي کارآيي بهتر آراسته مي کنند. رهبران ضعيف بخاطر ترس از اين که افراد توانمند، خردمند و داراي مهارت باعث سرکوفتی و تباهي آنها شوند اشتباها افراد متوسط را به کار می گیرند. ويژگي مديران برتر اين است که به تشويق کارکنان خود براي عملکرد بالا مي پردازند و با آموزش، مربي گري و بازخورد درست آنها را رهبري مي کنند و به آنها کمک مي کنند تا حداکثر پتانسيل خود را نشان دهند. آنها سطح فعالیت ها را پيوسته افزايش مي دهند تا کارکنان شان يادگيري، نوآوري و رشد را متوقف نکنند.
4) دست کم گرفتن کارکنان: مديران بدون کارکنان مشتاق، داراي اعتماد به نفس و داراي انگيزه، شرکت و خودشان را برای شکست مهیا مي کنند. مديران موفق به کارکنان احترام مي گذارند، بازخورد پيوسته نشان مي دهند، انتقاد سازنده و هوشمندانه ابراز مي کنند و دست آوردهاي آنها را به صورت خصوصي و همگاني مي ستايند و بازخورد منفي خود را به عملکرد شغلي (و نه به شخصيت فردي) به صورت خصوصي ابراز مي کنند. در راه رسيدن به برتري و نوآوري، کارکنان نبايد از به چالش کشاندن نظرات مديران خود و وضعيت جاري بترسند. ريسک پذيري براي ارتقا کار بايد مورد تشويق قرار گيرد. مديران مستبد و کاغذباز با روش مديريتی قدرت طلبانه خود به تضعيف تدريجي اعتماد به نفس، انگيزه و توان کارکنان مي پردازند.
5) سيستم اداري تشريفاتي و کاغذباز: مديران موفق مي دانند که براي توانايي رقابت بايد با سطح بالايي از سرعت، پاسخ گويي و انعطاف پذيري حرکت کنند. آنها مي دانند که بايد پاسخ گوي نيازهاي در حال تغيير بازار باشند و زنجيرها، محدوديت ها، لايه ها، آشفتگي ها را بردارند و سياست ها، فرايندها و کارهاي روزمره از رده خارج را که مانع آزادي و گردش آزاد افراد، منابع و نظرات مي گردند را از بين ببرند.
6) جدايي از کارکنان: مديران موفق به کارکنان خود توجه مي کنند، نقاط ضعف و قوت آنها را مي شناسند و راه هاي رسيدن کارکنان به اهداف و خواسته هاي شان را مي دانند. به زندگي شخصي آنها اهميت مي دهند و از آنها فاصله نمي گيرند. به نيازها، انگيزه ها و توانايي هاي فردي آنها رسيدگي مي کنند. پشيتباني خود را از آنها اعلام مي کنند و محيط کاري را فراهم مي کنند که اعتماد و دوستي متقابل و روحيه کار تيمي در آن شعله ور است. فراموش نکنيد در اين عصر شکوفايي علم نمي توانيد کارکنان دانش خود را با روش هاي گذشته مديريت کنيد.
7) تله هاي زماني:
الف) اولويت بندي ها – انجام همه کارها به صورت آني توسط مديران و کارکنان باعث درماندگي، فشار مي شود. پيآمد اولويت بندي نامناسب چه از سوي کارکنان يا مديران مشخص است، يعني فشار زياد به کارکنان و حجم کاري بالا و غرق شدن زير انبوهي از کار؛
ب) عوامل بر هم زننده تمرکز – اين عوامل (مانند همکاران شلوغ، تلفن ها، کنترل بيش از حد جزييات در انجام کارها و غيره) به بهره وري کاري آسيب مي رسانند؛
ج) کار يا درگيري کاري بيش از حد – همه کارها را نمي توان يک روزه انجام داد. يک روز 24 ساعت است و کارکنان نيازمند استراحت و بهداشت فردي هستند. نحوه انجام کارها را از حالت ” فهرست کارهايي که بايد انجام گردد” را به ” فهرست کارهايي که مي خواهيد انجام شود” تغيير دهيد؛
د) نبودن انظباط فردي – علت اصلي ناتواني در پرهيز کردن از عوامل برهم زننده تمرکز و موکول کردن وظايف به زمان ديگري است؛
ه) برنامه ريزي ناکارآمد – آشفتگي زياد در زندگي سبب آن است. اطلاعات پيوسته از دست مي رود يا در جاي نامناسب قرار مي گيرد. ايجاد سيستم سازمان دهي ساده و خردمندانه و پردازش اطلاعات ورودي به حل اين مشکل کمک مي کند؛
و) مشکلات افراد – برخي افراد مشکلاتي براي انجام کارها بوجود مي آورند، باعث برهم زدن تمرکز سايرين مي شوند، در راهروها به شايعه پراکني مي پردازند، فرايند انجام کارها را پيچيده مي کنند، نوميدي و نارضايتي را بين کارکنان ترويج مي کنند. اين افراد موانع و گلوگاه هايي هستند که گذر از آنها دشوار است و اين کار را آگاهانه يا ناآگاهانه انجام مي دهند. از ارائه اطلاعات مهم در وقت مناسب خودداري مي کنند و فرصت ها را تباه مي کنند. مسير را بايد براي گردش آسان جريان کار هموار نمود چه با دور زدن گلوگاه ها، چه خرد کردن آنها، چه درخواست از آنها براي همکاري بهتر يا این که به سادگي آنها را بپذيرم و با آنها همکاری کنيم؛
ز) توازن بين محيط کار و زندگي – براي دستیابی پيآمدهاي بهتر بايد بر بهره وري و کارايي در محيط کار و لذت بردن از زندگي فردی تمرکز کرد.
8) نشست ها:
بخش زيادي از زمان کاري به نشست ها اختصاص داده مي شود. افراد ناآگاه به موضوعات باعث نشست هاي ناموفق مي شوند. اين افراد به صورت خطي حرکت مي کنند و مستقيم اصل موضوع را نشانه نمي روند يا نمي توانند خوب ارتباط برقرار کنند و وقت ديگران را هدر مي دهند. تنها در نشست هايي شرکت کنيد که به وجود شما نياز است و محدوديت زماني براي آن تعريف کنيد. بدون دستور جلسه پيآمد موثري بدست نخواهد آمد. دستور جلسه را پيشتر به آگاهي شرکت کنندگان برسانيد. همیشه فردی را برای هماهنگی، کنترل و ثبت اطلاعات نشست برگزینید. زمان را با سخنان بيهوده هدر ندهيد. به همه فرصت ابراز نظرات شان را بدهيد و اجازه ندهيد افراد خاصي نشست شما را به مسير انحرافي جهت دهند. افراد دهن گشاد خیلی حرف می زنند و درباره همه چیز نظر می دهند، به گفته های کارشناسان موضوع توجه کنید. به یاد داشته باشید که نوآوری و اعتماد در نشست هایی که در آنها تنش و نظرات متفاوت وجود ندارد از بین خواهد رفت. هرگز از تلفن همراه خود استفاده نکنید. در صورتي که ديگر نيازي به حضور شما نيست آن جا را ترک کنيد. اگر به وقت بيشتري نياز بود نشست را پايان و نشست ديگري ترتيب دهيد. اسلایدهای پاورپوینت را ممنوع یا به حداقل برسانید. نشست هايي که با مشتريان ترتيب مي دهيد را در پنج مرحله برگزار کنيد:
الف) نشست با يک احوال پرسي دوستانه، لبخندي بر لبان و کوتاه آغاز کنيد
ب) گفتگو را با بيان سخناني که توجه مشتري را جلب مي کند ادامه دهيد، مثلا سخناني که مستقيما نگراني ها، نيازها و خواسته هاي وي را بيان مي کنند؛
ج) هر نشست نيازمند اهداف و دستور جلسه است که بايد در برگيرنده اهداف شما و مشتري باشد. اهداف بايد به صورت کلي بيان شوند و براي مشتري ارزشي را به همراه داشته باشند.
د) مشتري آماده ادامه گفتگو است و بهتر است با پرسيدن چند پرسش شرايط را براي جذب مشتري آماده تر کنيد و شما نيز فرصت پيدا مي کنيد به اطلاعات مورد نياز خود دست يابيد؛ ه) استفاده از فن بيان ارزش مدار. اين فن در يک جمله عبارت است از “براي مشتري ما … که داراي اين ويژگي … است خدمات… ما وجود دارد که مزيت … را نسبت به خدمات/محصولات رقيب به همراه دارد، خدمات/محصولات ما داراي اين تفاوت ها … است. ”
9) مشکلات و تهديدها:
مشکلات را در کمال خونسردي و آرامش در نطفه خفه کنيد. آنها خود به خود حل نمي شوند و روز به روز دشوارتر مي شوند. تنش ها در چرخه کاري را سبک کنيد. مديران ناموفق به جاي اين که وقت خود را صرف کار و کارکنان خوب بکنند، بيشتر وقت خود را صرف کارکنان ناکارآمد مي کنند.
اين کار سبب مي شود انگيزه در کارکنان شايسته از بين برود، مشارکت خود را کم کنند و همه گروه را تحت تاثير قرار دهد. وقتي که از شما نوميد شوند و پيآمد تلاش خود را نبينند بهره وري خود را کاهش مي دهند. زمان داراي اهميت زيادي است. مديران موفق تمرکز خود را روي فعاليت هايي مي گذارند که بيشترين برگشت را به همراه دارند. تصميمات را آن قدر به تعويق نمي اندارند که دير شود. تصميم گيري نکردن بسيار بدتر از يک تصميم بد است. بحران ها را پيش بيني و مشکلات را مديريت کنيد. اعتراض و شکايت مشتري را در چند گام مديريت کنيد:
الف) به آنها به دقت گوش فرا دهيد؛ ب) تنش را کم کنيد؛
ج) از جزييات مشکل پرسش هايي بپرسيد؛
د) شکايات واقعي و دروغين را از هم تشخيص دهيد؛
ه) سوء تفاهم ها و مضرات واقعي را توضيح دهيد؛
و) شواهد تازه اي ارائه کنيد؛
ز) توافق کنيد.
10) تباه کردن انگيزه افراد: مديران موفق آن را “سهل انگاري خطرناک” مي دانند. آنها بر اين باور هستند که از دست دادن يک شبه چيزي را که با تلاش، زحمت و زمان به دست آمده خردمندانه نيست. مديران موفق از کارکنان قديمي و تازه خود ستايش مي کنند و با آنها به گونه اي رفتار نمي کنند که گويي مالک آنها هستند. پيوسته کارکنان را از نظر عاطفي تازه مي کنند. مديران ناموفق وظايف را به کارکنان تفويض نمي کنند و اثربخشي خود و رشد افراد را محدود مي کنند. کارکنان زماني بيشترين تلاش خود را انجام مي دهند که فعاليت هايشان معنادار و مرتبط با تصوير بزرگ تر باشد. پس آگاهي از تصوير بزرگ بسيار مهم است.
11) پيروي کردن بجاي رهبري کردن: مديران ناموفق نيازها و انتظارات خود را از کارکنان فراموش مي کنند و تصوير بزرگ تر را گم مي کنند. تمرکز بايد روي رشد و پيشرفت افراد، فعالیت، درآمد، شکوفايي فرهنگ سازماني، مشتريان و روابط آنها و غيره قرار گيرد. مديران موفق روي ايجاد محيط کاري داراي عملکرد بالا تمرکز کرده و در جزييات گم نشده و اجازه نمي دهند چشم اندازشان در فرايند کاري تيره و ناپديد شود.
12) به کارگيري ناکارآمد منابع: مديران ناموفق منابع مستقيم و غير مستقيم (دروني و بروني) در دسترس خود را فراموش مي کنند کارکنان، همکاران، تيم ها، روابط، شرکاي تجاري، رسانه ها، دولت و غيره. مديران موفق اين منابع را براي تقويت سازمان فعال و توانا مي سازند و راه هاي تازه اي براي به کارگيري منابع مي يابند و همه سازمان را براي بهره گيري از آنها به چالش مي کشانند. از منابع به بهترين وجه استفاده مي کنند.
13) مشاوران بيروني: به کارگيري مشاوران بيروني داراي مزاياي خود است. اما در شرايط ويژه منابع و فعاليت ها را به مسير نادرستي مي کشانند و هزينه هاي گزافي را بر سازمان تحميل مي کنند. مشاوران بيروني ممکن است دانش کافي نداشته باشند. براي درک نوع فعاليت سازمان زمان لازم دارند و تلاش مي کنند منابع را براي بدست آوردن اين درک بسيج کنند. پيآمد هاي توصيه هاي آنها معمولا براي آنها خطري ندارد اما براي شما دردسر ساز هستند.
ندانسته های مدیران جدید
- جایگزین کردن آنی تیم قدیمی با نیروهای خود و به ویژه ایجاد تیمی که بیشتر شبیه شما است. کار کردن با افرادی که جایگاه شان را مدیون شما هستند آسان است اما به یاد داشته باشید که بهترین استراتژی های بازرگانی از دشواری ها بر می خیزند. تردید نکنید که از همکاری با افرادی که احساس می کنید با شما متفاوت هستند و کار کردن با آنها دشوار است بیشتر بهره می برید.
- دور شدن از مشتریان به خاطر دشواری های دیدارهای رو در رو و پناه بردن به اسلایدهای پاور پوینت و سخنرانی ها.
- دوران ابلاغ استراتژی ها و دستور اجرای آنها دیگر گذشته است. استراتژی های ابلاغ شده بدون درگیر بودن کارکنان و مشتریان چندان مطلوب نیست.
- بیشتر از آن چه که می شنوید حرف نزنید. هر چه بیشتر صحبت کنید، فرصت های یادگیری را بیشتر از دست خواهید داد. البته به خاطر داشته باشید حرف زدن خالی (بدون عمل) هرگز پسندیده نیست.
- چشم انداز ضعیف، اهداف ضعیف و نامشخص، عدم شفافیت انتظارات، وظایف و مسئولیت ها، کنترل بیش از حد، مدیریت از موضع قدرت، حالت تدافعی.
- مدیریت چیزی بیشتر از واگذاری وظایف به افراد است. درگیر کردن فعالانه کارکنان باعث رضایت شغلی، تعهد سازمانی، رفتار مدنی سازمانی و توانمند سازی، شکوفایی استعداد آنها می شود.
- در هر نشستی که به آن دعوت می شوید شرکت نکنید. تنها در آنهایی که در راستای اهداف تعیین شده است، شرکت کنید .
- از نقاط قوت کارکنان بهره بگیرید. توانمندی های آنها را شناسایی کنید، آنها را ارج بگذارید و شکوفا کنید.
- وقت کارکنان را هدر ندهید. جلسات را تنها در صورت ضرورت برگزار کنید. دستور جلسه روشن و سازمان دهی شده باشد. زندگی بیرون از اداره کارکنان احترام بگذارید. تردیدها و نگرانی ها را دور بریزید. با وجود همه تفاوت های فردی و گوناگونی دشواری ها در سازمان های مختلف، با مطالعه کتاب ها و شرکت در برنامه های آموزشی و کمی تمرین می توانید در دام این تله ها نیفتید. در صورت بروز هر مشکلی، همیشه از خود بپرسید “چه کاری دارم انجام می دهم که باعث این مشکل شده است؟” پس از این که به این پرسش پاسخ دادید، در جاهای دیگر به دنبال دلایل و راه حل ها بگردید.
تعدادی از منابع:
1.Natasha Burton (2016). 5 Rookie Mistakes for New Managers to Avoid. LearnVest
2.Bryan, T. (2015). Principles of Management. Saylor Books
