با توجه به اهميت موضوع مديريت دانش در تمامي صنايع به ويژه صنعت خودرو و استانداردهاي جديد، بنده نتيجه تجربيات شخصي و استفاده از تجربيات همكاران خارجي ساير كشورها و همچنين مطالعات خود و آموزش هاي طي شده در اجراي مديريت دانش را همراه با مثال هاي كاربردي جهت استفاده همكاران ارجمند ارائه نمايم كه اميدوارم براي ساير سازمانها و افراد مثمر ثمر واقع شود.
چکیده:
ابتدا اشاره اي داشته باشيم كه استاندارد سيستم مديريت كيفيت صنعت خودرو IATF 16949:2016 در رابطه با دانش سازماني در بند 7-1-6 چه مي گويد؟
سازمان بايد دانش مورد نياز براي عمليات فرآيندهاي خود و دستيابي به انطباق با محصولات و خدمات را تعيين كند.
اين دانش بايد نگهداري شده و به ميزان لازم در دسترس قرار گيرد.
هنگام پرداختن به نيازها و روندهاي در حال تغيير،سازمان بايد دانش فعلي خود را در نظر گرفته و چگونگي اكتساب يا دسترسي به هر دانش اضافي مورد نياز را تعيين كند
- يادآوري 1:دانش سازماني يعني دانش خاص سازمان. اين دانش عموما از طريق تجربه به دست مي آيد. اين دانش اطلاعاتي است كه جهت دستيابي به اهداف سازماني مورد استفاده قرار گرفته و به اشتراك گذاشته مي شود.
- يادآوري 2: دانش سازماني مي تواند مبتني بر منابع داخلي و منابع خارجي باشد.
تعاريف دانش:
- دانش: اضافه کردن درک و حافظه و تجربه به اطلاعات موجب توسعه طبیعی اطلاعات و در نهایت ایجاد دانش می گردد.
- دانش: آموخته ها و آموزه های حین کار که دانستن آن توسط دیگران برای ایشان و سازمان ارزش افزوده ایجاد می کند.
- دانش: مخلوط سیالی از تجربیات ، ارزش ها ،اطلاعات موجود و نگرش های کارشناسی نظام یافته است.
- به یاد داشته باشید که دانش مختص به سازمان است (برای هر سازمان نسبت به سازمان دیگر متفاوت است) و عموما از طریق تجربه جمعی یا تجربه فردی اشخاص در سازمان به دست می آید.
- حال بايد ديد آیا این دانش به راحتی در دسترس است یا در یک یا دو کارمند کلیدی به دام افتاده است؟
- هر سازمان براي دستيابي به اهداف خود از مجموعه دانشي استفاده مي كند كه عدم استفاده از اين دانش ها مي تواند موجب بالا رفتن هزينه هاي انجام فرآيندهاي تكراري اشتباه در عدم استفاده از تجربيات افراد گردد، به همين دليل سازمان هاي پيشرو اقدام به جمع آوري دانش نهفته نزد پرسنل مي كنند كه به آن سرمايه دانش گفته مي شود.
انواع دانش:
دانش آشکار (صریح یا مستند):
- اطلاعات موجود در کتابها ،مستندات داخل کامپیوترو …
- دانش آشکار با حروف و اعداد بیان می شود(دانش قابل بیان).
- به عبارت دیگر دانش صریح مجموعه ای از خط مشی ها، رویه ها، نرم افزارها، مستدات، دستور العمل ها، گزارشها، طراحی ها واهداف هر سازمان است.
دانش پنهان(ضمنی یا نهفته) :
- منابع و محتوای آن در ذهن افراد است
- شامل ادراکات،احساسات و دریافت های درونی و ذهنی است.
- در بسياري از موارد حل مسائل پیچیده بستگی به میزان دانش تجربی و پنهان فرد دارد.
اهداف جمع آوری دانش سازمانی:
- کاهش ریسک تکرار اشتباهات
- افزایش فرصت تکرار موفقیت ها
طرح ريزي مديريت دانش:
مواردي كه مطرح شده است نتيجه تجربيات و مطالعات بنده در اجراي اين طرح بوده است كه اميدوارم براي سازمانها مثمر ثمر واقع شود.
نكته: براي سازمان ها تدوين و تصويب يك روش اجرايي مديريت دانش و تدوين استراتژي دانش سازماني از اهميت برخوردار است.
نمونه اي از استراتژي دانش سازماني:
دانش ها با توجه به ماهیت فرآیندهای هر سازمان می توانند متفاوت باشند و در نتیجه، شیوه های ثبت و ضبط آن ها نیز به همان تناسب متنوع می باشد؛ اما برای این کار چندين ایده مثل: چك ليست،دستورالعمل،بسته هاي آموزشي و پايگاه اطلاعاتي وجود دارد. يكي از روش ها تهيه فرم جمع آوري دانش پرسنل مي باشد.
- ارزیابی دانش ثبت شده
هدف ارزيابي دانش و تعيين و حذف دانش زائد، تعيين محل دانش و ارزيابي ارزش دانش مي¬باشد.
بعد از ثبت جزئيات دانش و ارائه آن به فرد مسئول مديريت دانش كه توسط مديريت ارشد سازمان يا نماينده مديريت مشخص خواهد شد،فرد مسئول با همكاري كارشناسان متخصص و مسلط به فرآيند هاي مورد نظر اقدام به بررسي و اعلام نظر در خصوص مناسب بودن دانش مطرح شده براي ثبت يا عدم ثبت در سيستم اعلام نظر مي نمايند. در انتهاي ارزيابي براي دانش هاي تاييد شده شناسنامه دانشي تدوين مي شود.
- به اشتراک گذاری دانش مورد تایید
پس از ارزیابی دانش، سازمان باید آن را مدیریت کند و اطمینان حاصل کند که دانش درست، براساس نیاز، در مکان های مناسب (به عنوان مثال اختصاص Knowledge Management Share Drive) در دسترس قرار دارد. بایستی مکانیزم هایی در خصوص اینکه چگونه دانش مورد نیاز هر فرد در اختیار وی قرار گیرد، مشخص و توسط واحد انفورماتيك دسترسي هاي مناسب براساس سطوح اپراتوري،بازرسي و سرپرستي،كارشناسي و مديريتي داده شود.
- ذخیره و حفظ دانش مورد تایید
پس از به اشتراک گذاری دانش، جهت حفظ آن به صورت دائمی در سازمان، بایستی مکانیسمی مشخص تعیین و پیاده سازی گردد. (به عنوان مثال Back Up گيري مناسب)
- استفاده از دانش مورد تایید
حال که دانش سازمانی در سازمان ثبت و در دسترس قرار گرفته است، زمان استفاده از آن می¬باشد. برای استفاده از این دانش، روش¬های متنوعی وجود دارد و هر سازمان می¬تواند متناسب با ماهیت خود و فعالیت¬هایش، روش های مختلفی را مورد استفاده قرار دهد.
- تکرار سیکل: تمامی مراحل فوق را به صورت مستمر تکرار کنید.
باید دانست که هرچیزی با گذشت زمان تغییر می کند، درنتیجه سازمان باید تغییرات را در نظر بگیرد و اطمینان حاصل کند که دانش لازم برای این تغییرات به دست می آید. پس باید به صورت مستمر تغییراتی که در سازمان ایجاد می شود را شناسایی نماید و تمامی مراحل فوق را برای این تغییرات انجام دهید. در نظر داشته باشید که با تغییر در سازمان و دانش ثبت شده، دانش های قبلی بایستی بررسی و درصورت نیاز تغییر داده شوند یا حذف گردند.
نمونه فرم شناسایی دانش:
