پیش گفتار:
داشبورد مدیریتی یک نوع نمایش است. یک روش ارائه اطلاعات است. نه یک نوع خاص اطلاعات یا یا تکنولوژی یا نرم افزار. اگر این تفاوت را در ذهن خود نگه داریم، می توانیم تمرکز خود را روی مسائل واقعا مهم حفظ کنیم. اطلاعاتی که در داشبورد هستند به صورت بصری ارائه می شوند و معمولا ترکیبی از متن و گرافیک هستند. ولی بیشتر آن را گرافیک (مجموعه ای از انواع گراف ها و نقشه ها) تشکیل می دهد. داشبوردها دارای غنای گرافیکی بالایی هستند. نه به خاطر اینکه گرافیک زیبا و سرگرم کننده است. بلکه ارائه گرافیکی اطلاعات اگر درست انجام شده باشد، می تواند بسیار موثرتر و جامع تر از متن تنها با مخاطب ارتباط برقرار کند. چطور می توانیم به بهترین نحو اطلاعات را ارائه کنیم تا چشم مخاطب به سرعت و مغز او به راحتی و به دقت مهمترین اطلاعات داشبورد را جذب کند؟
داشبورد نمایش تصویری اطلاعات است
اطلاعاتی که در داشبورد هستند به صورت بصری ارائه می شوند و معمولا ترکیبی از متن و گرافیک هستند. ولی بیشتر آن را گرافیک (مجموعه ای از انواع گراف ها و نقشه ها) تشکیل می دهد. داشبوردها دارای غنای گرافیکی بالایی هستند. نه به خاطر اینکه گرافیک زیبا و سرگرم کننده است. بلکه ارائه گرافیکی اطلاعات اگر درست انجام شده باشد، می تواند بسیار موثرتر و جامع تر از متن تنها با مخاطب ارتباط برقرار کند. چطور می توانیم به بهترین نحو اطلاعات را ارائه کنیم تا چشم مخاطب به سرعت و مغز او به راحتی و به دقت مهمترین اطلاعات داشبورد را جذب کند؟
داشبورد باید اطلاعاتی را نمایش دهد که برای رسیدن به اهداف مشخص مورد نیاز است
حتی برای رسیدن به یک هدف، نیازمند دسترسی به اطلاعاتی هستیم که شاید مستقیما با هم در ارتباط نباشند و معمولا از منابع مختلف جمع آوری شده اند. این اطلاعات لزوما یک داده خاص نیست. ممکن است انواع اطلاعاتی باشد که یک نفر برای انجام کار خود یا رسیدن به آن هدف مشخص نیاز دارد. همچنین الزاما اطلاعاتی نیست که برای مدیران ارشد سازمان باشد. بلکه می تواند برای هرکسی در سازمان که هدفی را دنبال می کند مورد نیاز وافع شود. اطلاعات می تواند (که البته در اکثر موارد همینطور است) مجموعه ای از شاخص های کلیدی عملکرد باشد. ولی ممکن است در مواردی اطلاعات صرفا وقایعی باشد که برای انجام کار مخاطب مورد نیاز است.
داشبورد باید در یک صفحه کامپیوتر جای بگیرد
همه اطلاعات باید در یک صفحه جا بگیرند، کاملا جلوی چشم بیننده؛ تا بتواند تمام آن را همزمان مشاهده کند. اگر قرار باشد بیننده صفحه را حرکت دهد ( Scroll کند) تا همه اطلاعات را ببیند، پس ما داشبورد نداریم. اگر مخاطب مجبور استبین صفحات مختلف در رفت و برگشت باشد تا همه اطلاعات مربوط به هم را ببیند، پس ما دارای چند داشبورد هستیم نه یک داشبورد. هدف داشتن مهمترین اطلاعات به صورت آماده و بدون زحمت برای مخاطب است تا بتواند به سرعت به آنچه می خواهد دست پیدا کند.
آیا اطلاعات حتما باید در مرورگر وب ارائه شود؟ مرورگرهای وب شاید بهترین واسط برای نمایش داشبوردهای مدیریتی باشند؛ ولی تنها واسط قابل قبول نیستند و حتی ممکن است 10 سال دیگر بهترین واسط نیز نباشند.
آیا اطلاعات باید به صورت لحظه ای (Real-Time) به روز شوند؟ فقط در صورتی این حالت لازم است که هدف مورد نظر ما نیازمند داده های لحظه ای باشد. مثلا اگرکسی در حال مانیتور کردن ترافیک هوایی با استفاده از داشبورد است، باید بلافاصله از اتفاقات افتاده باخبر شود. ولی اگر کسی راجع به شدت یا افت فروش محصولات تصمیمات استراتژیک می گیرد، یک کپی از اطلاعات شب گذشته یا دورتر نیز قابل استفاده است.
داشبوردهای مدیریتی برای نظارت به اطلاعات، با یک نگاه استفاده می شوند
با اینکه تقریبا هر نوع اطلاعاتی می تواند بر روی یک داشبورد قرار بگیرد، همه این اطلاعات دارای یک خصوصیت مشترک بین همه این اطلاعات وجود دارد. آنها خلاصه کلی از داده ها را نمایش می دهند. چرا که مخاطب داشبورد نمی تواند به سرعت تمام جزئیات را نظارت کند. داشبورد مدیریتی باید به سرعت نقاطی را برجسته Highlight) )کند که نیاز به توجه دارند یا باید کاری بر اساس آن انجام داد. ولی نیازی نیست همه جزئیات آن نقاط در داشبورد نمایش داده شود. بلکه باید بستری فراهم شود تا مخاطب به سادگی بتواند به جزئیات دسترسی پیدا کند.
داشبوردها اطلاعات را توسط چارت ها (گراف ها)ی کوچک، مختصر، صریح و ساده ارائه می کنند
داشبوردها به ابزارهایی نیاز دارند که پیام خود را با شفافیت تمام و بدون اینکه فضای زیادی را اشغال کنند به مخاطب برسانند؛ تا مجموعه چارت ها در فضای کم موجود در یک صفحه، جای بگیرند. اگر چیزی شبیه به گیج سوخت، چراغ راهنما یا دماسنج این نیازها را به بهترین نحو مرتفع می کند، بهتر است از آن استفاده کنیم. ولی اگر چارت دیگری دهتر پاسخگوی شرایط فوق است، می بایست از آن استفاده نماییم. اصرار روی صفحه زیبا شبیه به داشبورد خودرو، در شرایطی که چارت های دیگر بازدهی بهتری دارند، تاثیر معکوس روی مخاطب می گذارد.
قربانی کردن یک ارتباط موثر بین داشبورد و مخاطب به خاطر استفاده از یک تصویر زیبا یک اشتباه رایج در شرکت های نرم افزاری است.
یک اصطلاح در طراحی به نام (Skeuomorph) وجود دارد که به معنی استفاده از اشیاء قدیمی و شناخته شده برای مردم در زمینه های دیگر است.
مثلا استفاده از چراغ راهنما با سه رنگ سبز، زرد و قرمز برای نمایش KPI ها. متاسفانه اکثر داشبوردهای موجود دارای یک گالری کامل از این اشیاء هستند. صرفه نظر از این واقعیت، این نوع طراحی همیشه هم بد نیست. هست زمان هایی که استفاده از اشیاء شناخته شده بر آیتم های جدید غلبه می کند.
یکی از دلایل مطرح شده برای اینکه داشبوردهای مدیریتی را شبیه به داشبورد خودرو طراحی می کنند، ساده کردن داشبورد برای بیننده آن است. این کاملا درست است که با شناختی تقریبا همه ما از نحوه خونادن داشبورد خودرو داریم، به سادگی می توانیم گیج ها و دماسنج های داشبورد مدیریتی را نیز درک کنیم. ولی این در حالتی قابل قبول است که بادگرفتن چارت های جدید قوی تر و پربارتر، زمان طولانی (روزها یا ساعت ها) از مخاطب می گرفت. که در اکثر موارد چنین نیست. در حقیقت ابزارهای متنوعی وجود دارند که اطلاعات را بسیار بهتر از یک گیج سوخت یا موارد مشابه ارائه می کنند و بیننده در کمتر از یک دقیقه یاد می گیرد که چزور آن را بخواند. چند ثانیه برای یادگیری هزینه ناچیزی است برای جایگزین کردن یک چارت بهتر، کوچکتر و پر بار تر.
داشبورد مدیریتی باید سفارشی طراحی شود
محتوای داشبورد باید به طور خاص برای یک فرد، یک گروه، یک سازمان یا یک هدف طراحی شده باشد. در غیر این صورت به هدف اصلی خود نخواهد رسید.
جمع بندی:
داشبورد مدیریتی یک نوع نمایش است. یک روش ارائه اطلاعات است. نه یک نوع خاص اطلاعات یا یا تکنولوژی یا نرم افزار. اگر این تفاوت را در ذهن خود نگه داریم، می توانیم تمرکز خود را روی مسائل واقعا مهم حفظ کنیم.
منبع: http://vdash.ir
